Cómo hacer un plan de sostenibilidad para una producción audiovisual

Qué es un plan de sostenibilidad

Es el documento de trabajo que convierte la intención de hacer una producción más sostenible en compromisos verificables. Recoge los objetivos ambientales, las medidas de cada departamento, las personas responsables, los indicadores y las evidencias que demostrarán que cada medida se ha aplicado.

También es la base para recoger datos, calcular la huella de carbono y preparar la documentación que piden las certificaciones o los financiadores, cuando el proyecto lo requiere.

Cuándo debe prepararse

En preproducción, cuando ya hay un plan de rodaje aproximado pero todavía se están cerrando localizaciones, proveedores y presupuestos. Si se prepara demasiado pronto, faltará información; si se prepara con el rodaje encima, muchas medidas ya no serán posibles.

Si la producción opta a una certificación, conviene revisar sus requisitos antes de redactar el plan, porque algunos estándares exigen que la planificación exista antes de empezar a rodar.

Qué información conviene tener antes de redactarlo

• Formato, duración y calendario de preproducción, rodaje y postproducción.
• Localizaciones previstas y si tendrán acceso a red eléctrica.
• Tamaño del equipo y cuántas personas se desplazarán o se alojarán fuera.
• Proveedores principales: transporte, catering, alquiler de equipos, construcción.
• Certificación o estándar al que se opta, si lo hay.
• Compromisos ya adquiridos con plataformas, coproductores o administraciones.

El esquema de trabajo, paso a paso

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   Diagnóstico

   Revisar guion, plan de rodaje, localizaciones y presupuesto para identificar dónde estará el mayor impacto.

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   Objetivos

   Definir qué se quiere conseguir en las áreas con más peso, de forma clara y alcanzable.

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   Medidas

   Traducir cada objetivo en acciones concretas por departamento.

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   Responsables

   Asignar cada medida a una persona o jefatura que sepa qué se espera de ella.

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   Indicadores

   Elegir datos medibles que muestren si la medida se está cumpliendo.

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   Evidencias

   Decidir qué documentos o registros acreditarán cada medida y quién los recoge.

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   Seguimiento

   Revisar el avance durante el rodaje y cerrar con un informe de resultados.

Cómo definir objetivos y convertirlos en medidas

Objetivos

Un objetivo útil se refiere a un área concreta y se puede comprobar: por ejemplo, reducir el uso de generadores, organizar el transporte del equipo de forma compartida o evitar botellas de plástico en set. Es mejor pocos objetivos bien elegidos que una lista larga que nadie revisa.

Medidas

Cada objetivo se concreta en medidas que dependen de un departamento: producción solicita acometidas eléctricas, localizaciones agrupa decorados por zonas, arte prioriza alquiler y reutilización, catering ajusta raciones y usa menaje reutilizable. Si una medida no tiene un departamento claro, probablemente no se aplicará.

Responsables e indicadores

Cada jefatura debe saber qué se le pide, cómo reportarlo y a quién. La coordinación general suele recaer en el EcoManager, que hace de enlace entre producción y departamentos.

Los indicadores deben ser datos que se puedan recoger de verdad en un rodaje: litros de combustible, kWh consumidos, kilómetros recorridos, noches de alojamiento o kilos de residuos entregados al gestor. Si un indicador es imposible de medir, conviene cambiarlo antes de empezar.

Qué evidencias conviene recopilar

• Facturas y tickets de combustible, con fecha y litros.
• Facturas de suministro eléctrico o lecturas de contador en plató y oficinas.
• Órdenes de transporte y contratos de alquiler de vehículos.
• Rooming lists y facturas de alojamiento.
• Albaranes o certificados de los gestores de residuos.
• Fotografías fechadas de medidas aplicadas en set: puntos de reciclaje, fuentes de agua, materiales reutilizados.

Estas evidencias son las mismas que después se necesitan para calcular la huella de carbono, por lo que recogerlas bien desde el principio ahorra trabajo en el cierre.

Un plan que se usa durante toda la producción

El plan no es un documento que se entrega y se archiva. Durante el rodaje cambian localizaciones, se añaden jornadas o entran proveedores nuevos, y el plan debe actualizarse para reflejarlo. Revisarlo periódicamente con producción permite detectar a tiempo las medidas que no se están cumpliendo.

Tampoco existe un plan válido para todos los proyectos: un spot de tres días y una serie de varios meses necesitan medidas, indicadores y niveles de detalle distintos. En La Tribu Verde diseñamos y acompañamos planes adaptados a cada proyecto (lo explicamos en servicios) y organizamos su seguimiento en MERA, nuestra herramienta para centralizar medidas, datos y evidencias.